Que ce soit pour rédiger un mail, résumer un rapport ou préparer une présentation, beaucoup de salariés ont essayé Copilot une ou deux fois avant de conclure qu’il ne leur apportait pas grand-chose. Dans la plupart des cas, ce n’est pas l’outil qui est en cause, mais la façon dont la demande a été formulée.
1. Définir l’objectif de votre demande à Copilot
Une bonne demande à Copilot commence par un verbe d’action qui dit clairement ce que vous attendez : rédiger, résumer, comparer, lister ou réécrire. Voici quelques règles simples.
a. Commencez par le verbe
Placez l’action au début de la phrase, afin que Copilot comprenne immédiatement ce que vous lui demandez.
b. Demandez une seule chose à la fois
Par exemple, au lieu d’écrire « Résume ce document, prépare un mail et fais une présentation », vous pourriez simplement écrire « Résume ce document en 5 points », puis enchaîner les autres demandes dans la conversation.
2. Donner du contexte à Copilot : L’étape la plus oubliée
Copilot ne connaît ni votre interlocuteur ni votre situation : plus vous lui donnez de contexte, plus sa réponse est adaptée. C’est l’élément qui manque dans la plupart des demandes que nous voyons en formation.
a. Précisez le destinataire
Indiquez à qui s’adresse le texte, avec des formulations comme :
- « pour mon directeur »
- « pour un client mécontent »
- « pour une équipe qui ne connaît pas le sujet »
b. Décrivez la situation
Une phrase suffit, par exemple « le client a reçu sa commande avec 10 jours de retard ».
c. Indiquez l’enjeu
Dites ce que vous cherchez à obtenir, comme « je veux qu’il accepte un nouveau rendez-vous ».
3. Préciser le format de réponse attendu
Sans indication de format, Copilot produit souvent un texte trop long ou trop général. Il est donc utile de lui dire à quoi doit ressembler sa réponse.
a. Fixez la longueur
« 5 lignes maximum », « une page » ou « 3 points » : une contrainte de longueur suffit à rendre la réponse plus utilisable.
b. Choisissez la structure
Demandez un tableau, une liste numérotée ou un titre par partie, selon l’usage que vous ferez du résultat.
c. Indiquez le ton
Cordial, factuel, ferme mais courtois : le ton change complètement la façon dont un message sera reçu.
4. Indiquer à Copilot la source à utiliser
Copilot donne de meilleures réponses lorsqu’il s’appuie sur un document précis plutôt que sur ses connaissances générales. Voici les trois façons de lui indiquer cette source.
a. Travaillez dans le document ouvert
Lorsque vous utilisez Copilot dans Word, Excel ou PowerPoint, le document ouvert est pris en compte automatiquement.
b. Citez un fichier précis
Avec une licence payante, tapez « / » suivi du nom du fichier pour que Copilot s’appuie sur son contenu.
c. Importez le fichier
Avec Copilot Chat, la version incluse dans Microsoft 365, déposez simplement le fichier dans la conversation.
5. Adapter vos demandes à chaque application Microsoft 365
La méthode reste la même d’une application à l’autre, mais les demandes les plus utiles diffèrent. Voici un exemple pour chacune.
a. Dans Outlook
Au lieu d’écrire « Fais un mail de relance », vous pourriez simplement écrire « Rédige une relance pour un devis envoyé il y a 10 jours à un directeur administratif, ton courtois, 4 lignes, termine par une question ».
b. Dans Word
Au lieu d’écrire « Résume ce document », vous pourriez simplement écrire « Résume ce rapport en 5 points pour mon directeur, et termine par les décisions qu’il doit prendre ».
c. Dans Excel
Au lieu d’écrire « Analyse ce tableau », vous pourriez simplement écrire « Quels sont les 3 clients dont le chiffre d’affaires a le plus baissé entre 2025 et 2026 ? Donne l’écart en euros et en % ».
d. Dans PowerPoint
Au lieu d’écrire « Fais une présentation sur le projet », vous pourriez simplement écrire « Crée 6 diapositives à partir de la note projet pour le comité de direction : enjeu, avancement, risques, budget, décisions attendues ».
6. Affiner la réponse de Copilot plutôt que de recommencer
Le premier résultat de Copilot est un brouillon, qu’il vaut mieux améliorer par de courtes demandes successives que réécrire entièrement. Voici comment faire.
a. Répondez directement à Copilot
Quelques mots suffisent pour ajuster le résultat, comme :
- « Plus court. »
- « Plus formel. »
- « Présente-le en tableau. »
b. Relisez toujours avant d’envoyer
Copilot peut se tromper sur un chiffre, un nom ou une date, et c’est la personne qui envoie le document qui en reste responsable.
Questions fréquentes
Pourquoi Copilot donne-t-il des réponses trop générales ?
Le plus souvent, la demande manque de contexte : Copilot ne sait ni à qui s’adresse le texte ni dans quelle situation il sera utilisé. Ajouter le destinataire et l’enjeu suffit généralement à corriger le problème.
Peut-on écrire ses demandes à Copilot en français ?
Oui, Copilot comprend et répond en français. Il est inutile de rédiger vos demandes en anglais.
Faut-il une formation pour bien utiliser Copilot ?
Les bases s’acquièrent vite, mais une formation appuyée sur vos propres documents permet d’aller beaucoup plus loin, en particulier dans Excel et Teams.
Conclusion
Bien formuler une demande à Copilot ne demande pas de compétences techniques, mais quelques réflexes simples : un objectif clair, du contexte, un format et une source. Notre guide « Copilot en entreprise, le guide pas à pas » propose 25 demandes prêtes à copier et 8 fiches métier à transmettre à vos équipes.
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