Que ce soit pour rédiger un mail, résumer une réunion ou préparer une présentation, vos salariés utilisent déjà l’intelligence artificielle, souvent sans que l’entreprise le sache.
Selon une étude Ipsos bva pour Google publiée en 2026, 35 % d’entre eux s’en servent au travail chaque semaine, alors que 21 % seulement ont été formés.
Chez Proformation, organisme de formation spécialisé dans les outils bureautiques, nous accompagnons les entreprises qui souhaitent reprendre la main sur ces pratiques. Voici nos conseils et méthodes pour encadrer l’usage de l’IA dans votre entreprise.
1. Faire l’état des lieux : Le point de départ
Avant de fixer des règles, il est essentiel de savoir ce qui se passe réellement dans vos équipes. Voici quelques étapes clés pour dresser cet état des lieux :
a. Interrogez vos équipes
Un questionnaire anonyme de cinq minutes suffit pour obtenir une image fidèle des usages. Posez des questions simples, comme :
- « Utilisez-vous un outil d’IA dans votre travail ? Si oui, lequel ? »
- « Pour quelles tâches l’utilisez-vous le plus souvent ? »
- « Avec un compte personnel ou un compte fourni par l’entreprise ? »
b. Recensez les outils déjà disponibles
Demandez à votre service informatique la liste des licences que l’entreprise paie déjà, par exemple Copilot dans Microsoft 365. Vous découvrirez souvent que des outils sont disponibles mais peu utilisés, faute d’avoir été présentés aux salariés.
c. Repérez les situations sensibles
Identifiez les services qui manipulent des données confidentielles, comme les ressources humaines, la paie ou le commercial. Ce sont eux qu’il faudra accompagner en priorité.
2. Rédiger une charte d’usage simple
Une charte n’a pas besoin d’être longue pour être utile. Deux pages suffisent, à condition qu’elles soient claires et que chacun puisse les lire en quelques minutes.
a. Listez les outils autorisés
Indiquez noir sur blanc les outils que les salariés peuvent utiliser et ceux qui ne sont pas autorisés. Si vous ne proposez aucun outil, vos collaborateurs continueront d’utiliser leur compte personnel.
b. Précisez les données à ne jamais saisir
Restez concret, car une règle trop générale n’est pas appliquée. Par exemple, au lieu d’écrire « Ne partagez pas de données sensibles », vous pourriez simplement écrire « Ne copiez jamais un nom de client, un contrat ou un bulletin de paie dans un outil d’IA ».
c. Rappelez qui est responsable
Ajoutez une phrase que tout le monde retiendra, comme :
« Celui qui envoie un document en reste responsable, même si l’IA l’a rédigé. »
3. Apprendre à vérifier ce que l’IA produit
L’une des plus grandes difficultés est que l’IA se trompe avec beaucoup d’assurance. Elle peut inventer un chiffre ou une référence sans le signaler. Voici quelques réflexes à transmettre à vos équipes.
a. Demandez les sources
Apprenez à vos salariés à terminer leur demande par une phrase comme :
« Indique la source de chaque chiffre et précise ce dont tu n’es pas certain. »
b. Refaites les calculs
Un assistant d’IA n’est pas une calculatrice. Tout total, pourcentage ou conversion doit être vérifié dans Excel avant d’être transmis.
c. Relisez avant d’envoyer
Un texte généré doit toujours être relu en entier. Cela prend deux minutes et évite d’envoyer à un client une information fausse.
4. Former vos équipes étape par étape
Comme pour tout nouvel outil, la formation est essentielle pour obtenir de bons résultats. Chez Proformation, nos formations à l’IA s’appuient sur des situations réelles, afin que chaque participant reparte avec des méthodes qu’il peut appliquer dès le lendemain.
a. Commencez par les managers
Ce sont eux qui répondent aux questions de leurs équipes au quotidien. S’ils sont à l’aise avec l’outil, ils sauront dire ce qui peut lui être confié et ce qui doit être relu.
b. Proposez un socle commun
Deux à trois heures suffisent pour que tous les salariés connaissent les règles de la charte et les limites de l’IA.
c. Travaillez sur de vrais documents
Une formation est plus efficace lorsque chacun s’exerce sur ses propres fichiers, comme un compte rendu à rédiger ou un tableau à analyser.
Conclusion
Encadrer l’usage de l’IA peut sembler complexe, mais avec un état des lieux, une charte claire et une formation adaptée, vous donnerez rapidement un cadre rassurant à vos équipes. Pour aller plus loin, téléchargez notre livre blanc, qui propose un plan d’action en 90 jours et un autodiagnostic en 10 questions : Voir notre livre Blanc IA
Ne laissez pas ces usages se développer sans vous. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nos formations peuvent accompagner vos équipes !
Source : Ipsos bva pour Google, mars 2026.
