Que ce soit à la suite d’un renouvellement de licences Microsoft 365 ou d’une décision de la direction, de nombreuses entreprises ont équipé leurs salariés de Copilot au cours des derniers mois. Le scénario qui suit est souvent le même : un mail d’annonce, quelques collaborateurs curieux qui essaient l’outil, puis un usage qui retombe rapidement.
Chez Proformation, organisme de formation spécialisé dans les outils bureautiques, nous accompagnons les Responsables Formation et les DRH qui veulent inverser cette tendance. Voici nos conseils et méthodes pour déployer Copilot en entreprise en 30 jours, semaine après semaine.
1. Faire l’état des lieux des licences Copilot : La semaine 1
Avant de former qui que ce soit, il faut savoir qui dispose de quelle version de Copilot et qui l’utilise réellement. Voici quelques étapes clés pour dresser cet état des lieux.
a. Recensez les versions de Copilot
Demandez à votre service informatique la liste des salariés qui disposent de Copilot Chat, la version incluse dans Microsoft 365, et de ceux qui ont une licence payante.
b. Récupérez le rapport d’usage
La console d’administration Microsoft 365 propose un rapport qui indique qui utilise Copilot et à quelle fréquence. Vous découvrirez souvent des licences attribuées mais très peu utilisées.
c. Vérifiez les droits d’accès aux dossiers
Copilot retrouve tout ce qu’un salarié a le droit d’ouvrir, si bien qu’un dossier RH partagé trop largement devient soudain facile à trouver. Il est donc essentiel de contrôler ces droits avant d’aller plus loin.
2. Nommer des ambassadeurs Copilot dans chaque service : La semaine 2
Les ambassadeurs sont les salariés qui, une fois formés, répondront aux questions de leurs collègues et montreront l’exemple au quotidien. Voici comment les choisir et les préparer.
a. Choisissez une personne par service
Privilégiez quelqu’un d’à l’aise avec les outils et apprécié de ses collègues, sans chercher forcément un expert.
b. Formez-les en premier
Concentrez leur formation sur les applications qu’ils utilisent le plus, par exemple :
- Outlook et Teams pour les managers ;
- Excel pour la finance et le contrôle de gestion ;
- Word pour les fonctions support.
c. Diffusez les règles d’usage à tous
Rappelez quelques principes simples, comme l’utilisation exclusive du compte professionnel et la relecture obligatoire de tout contenu produit par Copilot. Ajoutez une phrase que chacun retiendra :
« Celui qui envoie un document en reste responsable, même si Copilot l’a rédigé. »
3. Organiser des ateliers Copilot par métier : La semaine 3
Un atelier par métier, construit à partir des tâches réelles de l’équipe, est le moyen le plus efficace de transformer une découverte de l’outil en habitude de travail. Voici comment l’organiser.
a. Partez des tâches réelles
Par exemple, au lieu de proposer un atelier intitulé « Découvrir Copilot », vous pourriez simplement proposer « Préparer le reporting mensuel avec Copilot » ou « Traiter sa boîte mail du lundi en 20 minutes ».
b. Restez sur un format court
Deux heures suffisent pour un atelier utile, à condition que chaque participant travaille sur ses propres documents.
c. Fixez un objectif à chacun
Demandez à chaque participant de repartir avec trois usages qu’il appliquera dès la semaine suivante.
4. Mesurer l’adoption de Copilot et partager les réussites : La semaine 4
La quatrième semaine sert à vérifier ce qui a réellement changé et à faire connaître les usages qui fonctionnent. Voici les étapes à suivre.
a. Comparez les rapports d’usage
Rapprochez le rapport de la semaine 4 de celui de la semaine 1 pour mesurer la progression, service par service.
b. Collectez les meilleurs usages
Interrogez vos ambassadeurs sur les demandes qui font gagner le plus de temps à leurs collègues, et rassemblez-les dans un document commun.
c. Partagez-les à toute l’entreprise
Un exemple concret venu d’un collègue convainc souvent davantage qu’une démonstration, car chacun peut se reconnaître dans la situation.
5. Suivre les bons indicateurs d’adoption de Copilot
Trois indicateurs suffisent pour piloter le déploiement de Copilot et savoir si votre investissement porte ses fruits.
a. La part des licences utilisées chaque semaine
Visez plus de la moitié des licences actives au bout de 30 jours.
b. Le nombre de salariés formés
Tous les détenteurs d’une licence devraient être formés, avec une attestation remise à chacun. Cet indicateur a aussi un intérêt réglementaire, puisque le règlement européen sur l’IA demande aux employeurs de veiller à ce que leurs salariés maîtrisent les outils d’IA qu’ils utilisent.
c. Les usages partagés
Comptez au moins un usage documenté et partagé par service.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour déployer Copilot en entreprise ?
Un mois suffit pour passer de licences installées à des usages réguliers, à condition de suivre un ordre précis : état des lieux, ambassadeurs, ateliers par métier, puis mesure.
Faut-il former tous les salariés à Copilot ?
Il est recommandé de former en priorité les détenteurs d’une licence payante, puis les utilisateurs de Copilot Chat. Une formation courte, appuyée sur leurs propres tâches, suffit pour démarrer.
Où trouver le rapport d’usage de Copilot ?
Il est disponible dans la console d’administration Microsoft 365, à laquelle votre service informatique a accès.
Conclusion
Déployer Copilot en entreprise peut sembler complexe, mais en procédant semaine après semaine, de l’état des lieux à la mesure, vous obtiendrez rapidement des résultats visibles. Notre guide « Copilot en entreprise, le guide pas à pas » contient ce plan, les fiches métier à diffuser et un autodiagnostic en 10 questions.
Ne laissez pas vos licences Copilot inutilisées. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nos formations peuvent accompagner vos équipes !
