Que ce soit pour rédiger un mail, résumer une réunion ou analyser un tableau, la plupart de vos salariés ont aujourd’hui accès à Copilot dans Microsoft 365, sans toujours savoir quelle version ils utilisent. Or c’est précisément cette version qui détermine ce que Copilot peut faire pour eux, et donc ce qu’il est utile de leur apprendre.
Chez Proformation, organisme de formation spécialisé dans les outils bureautiques, nous commençons chaque formation Copilot par cette question, à laquelle peu de participants savent répondre. Voici nos conseils pour identifier la version de Copilot de vos salariés et choisir celle qui convient à chacun.
Situation à octobre 2026 : Microsoft fait évoluer ses offres Copilot plusieurs fois par an.
1. Vérifier quelle version de Copilot ont vos salariés : Le point de départ
Pour connaître la version de Copilot d’un salarié, il suffit d’ouvrir Copilot dans Word ou dans Outlook et de lire la mention affichée : « Basic » correspond à Copilot Chat, « Premium » à une licence payante. Voici comment procéder.
a. Faites le test sur quelques postes
Demandez à deux ou trois salariés de chaque service d’ouvrir Word avec leur compte professionnel, puis de cliquer sur l’icône Copilot. La mention apparaît dans le panneau, et la vérification ne prend que quelques secondes.
b. Demandez la liste des licences
Votre service informatique peut vous indiquer combien de licences payantes ont été attribuées, et à quels salariés. Vous découvrirez souvent que des licences ont été achetées sans que leurs titulaires le sachent.
c. Consultez le rapport d’usage
La console d’administration Microsoft 365 propose un rapport qui montre qui utilise réellement Copilot, et à quelle fréquence. C’est le meilleur indicateur pour savoir si votre investissement est utilisé.
2. Comprendre ce que permet Copilot Chat, la version incluse dans Microsoft 365
Copilot Chat est inclus dans les abonnements Microsoft 365 entreprise éligibles et permet de rédiger, de résumer et d’analyser un fichier qu’on lui confie, mais il ne voit ni vos mails, ni vos réunions, ni vos fichiers partagés. Depuis avril 2026, il s’affiche sous le nom « Copilot Chat (Basic) ».
a. Rédigez et reformulez plus vite
Copilot Chat prépare un premier jet de mail, de note ou de compte rendu à partir d’une simple consigne. Par exemple, au lieu d’écrire « Fais un mail de relance », vous pourriez simplement écrire « Rédige une relance courtoise pour un devis envoyé il y a 10 jours, en 4 lignes ».
b. Confiez-lui un fichier
Vous pouvez déposer un document Word ou un tableau Excel dans la conversation, puis lui demander de le résumer ou d’en tirer les points clés.
c. Utilisez-le dans Outlook
Dans votre messagerie, Copilot Chat résume un long fil de discussion et propose une réponse, ce qui suffit déjà à gagner un temps précieux.
3. Identifier ce qu’apporte une licence Copilot Business ou Microsoft 365 Copilot
Avec une licence payante, Copilot travaille sur vos propres données, c’est-à-dire vos mails, vos réunions Teams et vos fichiers, dans la limite de vos droits d’accès. Voici les usages qui font la différence au quotidien.
a. Obtenez le compte rendu de vos réunions
Dans Teams, Copilot récapitule les décisions et les actions de chaque réunion, et peut vous dire ce que vous avez manqué si vous arrivez en retard.
b. Priorisez votre messagerie
Vous pouvez lui demander, par exemple :
« Quels mails reçus cette semaine attendent une réponse de ma part ? »
c. Croisez vos documents
Copilot rédige une proposition commerciale à partir d’un compte rendu de rendez-vous, ou une présentation à partir d’une note, sans que vous ayez à copier le contenu.
Copilot Chat ou licence payante : le comparatif
| Ce que vous voulez faire | Copilot Chat | Copilot Business ou Microsoft 365 Copilot |
|---|---|---|
| Rédiger, résumer, reformuler | Oui | Oui |
| Travailler sur un fichier confié | Oui | Oui |
| Copilot dans Outlook | Oui | Oui, avec accès à toute la boîte |
| Copilot dans Word, Excel, PowerPoint | Oui sous 2 000 utilisateurs, en accès standard | Oui, complet |
| Interroger ses mails, réunions et fichiers | Non | Oui |
| Compte rendu des réunions Teams | Non | Oui |
4. Choisir l’offre Copilot adaptée à la taille de votre entreprise
La taille de votre entreprise détermine à la fois l’offre à laquelle vous avez accès et ce que vos salariés sans licence conservent. Voici les trois situations à connaître.
a. Moins de 300 utilisateurs
Vous pouvez souscrire Microsoft 365 Copilot Business, lancé le 1er décembre 2025, qui offre les mêmes fonctions que l’offre destinée aux grandes entreprises.
b. Moins de 2 000 utilisateurs
Vos salariés sans licence payante conservent Copilot dans Word, Excel et PowerPoint, avec un accès standard.
c. Plus de 2 000 utilisateurs
Depuis le 15 avril 2026, les salariés sans licence n’ont plus Copilot dans Word, Excel, PowerPoint et OneNote. Ils le gardent toutefois dans l’application Microsoft 365 Copilot et dans Outlook.
5. Décider quels salariés équiper d’une licence Copilot
Il n’est pas nécessaire d’équiper tout le monde : une licence payante est surtout rentable pour les salariés qui produisent chaque jour dans Word, Excel, PowerPoint et Teams.
a. Partez des usages réels
Au lieu de vous demander « Faut-il acheter Copilot ? », vous pourriez simplement vous demander « Qui passe ses journées en réunion et dans ses mails ? ». La réponse vous donne la liste des salariés à équiper en priorité.
b. Laissez les autres commencer avec Copilot Chat
Les salariés qui utilisent ponctuellement la bureautique peuvent très bien démarrer avec la version incluse, à condition d’apprendre à s’en servir.
c. Prévoyez la formation dès l’achat
Une licence sans formation reste une licence inutilisée, car un outil que l’on ne sait pas appliquer à son métier est rapidement abandonné.
Questions fréquentes
Copilot Chat est-il inclus dans Microsoft 365 ?
Oui, Copilot Chat est inclus sans surcoût dans les abonnements Microsoft 365 entreprise éligibles. Il fonctionne avec le compte professionnel du salarié.
Quelle différence entre Copilot Business et Microsoft 365 Copilot ?
Les deux offres donnent accès aux mêmes fonctions. Copilot Business est réservé aux organisations de 300 utilisateurs maximum, tandis que Microsoft 365 Copilot s’adresse aux entreprises de toutes tailles.
Comment savoir si un salarié a une licence Copilot ?
Ouvrez Copilot dans Word ou Outlook : la mention « Premium » indique une licence payante, « Basic » la version incluse.
Conclusion
Savoir quelle version de Copilot ont vos salariés est la première étape pour en tirer réellement parti, car c’est elle qui détermine les usages à leur enseigner. Notre guide « Copilot en entreprise, le guide pas à pas » détaille ce que chaque version permet, application par application, avec 25 demandes prêtes à copier.
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Sources : Directions on Microsoft, kurtsh, Primend.
