Former ses équipes à l’intelligence artificielle est devenu une priorité, mais il est souvent difficile de savoir par où commencer. Faut-il former tout le monde en même temps ? Par quel service débuter ? Combien de temps prévoir ?
Chez Proformation, organisme de formation certifié Qualiopi, nous construisons chaque année des parcours sur mesure pour les entreprises. Voici notre méthode pour bâtir un plan de formation à l’IA efficace, étape par étape.
1. Identifier vos publics : La première étape
Tous vos salariés n’ont pas les mêmes besoins. Avant de choisir une formation, prenez le temps de répartir vos équipes en quelques groupes simples :
a. Distinguez les grands profils
Dans la plupart des entreprises, quatre groupes suffisent :
- l’ensemble des salariés, qui ont besoin des bases ;
- les utilisateurs réguliers des outils bureautiques ;
- les managers, qui encadrent les usages ;
- la direction, les ressources humaines et l’informatique, qui fixent les règles.
b. Évaluez le niveau de départ
Un court questionnaire permet de savoir qui utilise déjà l’IA et qui ne l’a jamais essayée. Vous éviterez ainsi de proposer une initiation à des salariés déjà à l’aise, ou l’inverse.
c. Repérez les volontaires
Dans chaque service, quelques personnes sont curieuses et testent déjà ces outils. Elles pourront devenir vos référents IA et aider leurs collègues au quotidien.
2. Commencer par un socle commun
Quel que soit leur poste, tous les salariés doivent partager les mêmes repères. C’est la formation à déployer en premier.
a. Limitez la durée
Deux à trois heures suffisent, en classe virtuelle ou en e-learning. Une formation courte est plus facile à planifier et sera suivie par davantage de salariés.
b. Allez à l’essentiel
Chaque participant doit repartir avec trois réponses claires : ce que l’IA fait bien, ce qu’elle fait mal, et quelles données il ne doit jamais lui confier.
c. Remettez une attestation
Elle valorise le salarié et vous servira de preuve pour répondre aux exigences du règlement européen sur l’IA.
3. Former aux outils du quotidien
C’est à cette étape que vos équipes commencent à gagner du temps. La plupart des salariés disposent déjà d’un assistant dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook ou Teams, sans toujours savoir s’en servir.
a. Faites travailler sur de vrais documents
Demandez aux participants d’apporter un fichier sur lequel ils travaillent réellement, comme un compte rendu à rédiger ou un tableau à analyser. Ils retiendront mieux ce qu’ils ont appliqué à leur propre travail.
b. Apprenez à formuler une demande
Une consigne précise donne un meilleur résultat. Par exemple, au lieu d’écrire « Fais-moi un résumé », vous pourriez écrire « Résume ce compte rendu en cinq points pour mon directeur, avec les décisions prises et les prochaines étapes ».
c. Prévoyez une journée complète
Il faut du temps pour pratiquer. Une journée d’atelier permet de couvrir les principaux outils et de s’exercer sur plusieurs cas.
4. Adapter la formation à chaque métier
Une fois les bases acquises, chaque équipe doit trouver les situations où l’IA lui est vraiment utile. Voici comment procéder.
a. Choisissez quelques cas d’usage
Il est inutile de tout couvrir. Retenez cinq à huit tâches par équipe, par exemple :
- pour les ressources humaines : rédiger une fiche de poste ou une trame d’entretien ;
- pour les commerciaux : préparer un rendez-vous ou rédiger un compte rendu de visite ;
- pour la finance : commenter un reporting ou contrôler la cohérence d’un tableau.
b. Partagez les bonnes consignes
Lorsqu’une demande donne un bon résultat, conservez-la dans un document commun. Toute l’équipe pourra ainsi la réutiliser.
c. Faites un point un mois plus tard
Une heure suffit pour voir ce qui est entré dans les habitudes et ce qui a été abandonné.
5. Accompagner les managers
Les managers jouent un rôle essentiel, car ce sont eux qui répondent aux questions de leurs équipes. Chez Proformation, nous recommandons de les former en premier, puis de former rapidement leurs collaborateurs afin de ne pas créer d’écart.
Conclusion
Construire un plan de formation à l’IA peut sembler complexe, mais en procédant par étapes, du socle commun aux cas d’usage par métier, vous obtiendrez rapidement des résultats visibles. Notre livre blanc détaille chaque parcours, les solutions de financement et un plan d’action en 90 jours : Voir le livre Blanc.
Ne laissez pas vos équipes se former seules. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nos formations sur mesure peuvent les accompagner !
