Depuis février 2025, le règlement européen sur l’intelligence artificielle, appelé AI Act, demande aux entreprises de s’assurer que leurs salariés savent utiliser l’IA. Beaucoup de Responsables Formation se demandent ce que cela implique concrètement, d’autant que le texte a été modifié en juillet 2026.
Chez Proformation, nous aidons les entreprises à transformer cette obligation en un plan de formation simple à déployer. Voici nos conseils pour mettre votre entreprise en règle avec l’AI Act, étape par étape.
1. Comprendre l’obligation : Ce que dit le texte
Avant d’agir, il est important de savoir ce que le règlement attend réellement de vous. Voici les points essentiels à retenir :
a. Vérifiez si vous êtes concerné
La réponse est presque toujours oui. Dès qu’un salarié utilise un outil d’IA dans son travail, que ce soit un assistant conversationnel ou Copilot dans sa suite bureautique, l’article 4 s’applique à votre entreprise, quelle que soit sa taille.
b. Retenez ce qui a changé en juillet 2026
Auparavant, l’entreprise devait garantir un niveau suffisant de maîtrise de l’IA pour son personnel. Désormais, elle doit prendre des mesures pour développer cette maîtrise, sans avoir à garantir un niveau précis pour chaque salarié. L’obligation est donc plus souple, mais elle existe toujours.
c. Gardez en tête le calendrier
Depuis août 2026, les autorités nationales peuvent contrôler les entreprises. Il est donc préférable de ne pas attendre pour s’organiser.
2. Recenser les outils d’IA utilisés
Vous ne pouvez pas former vos équipes sans savoir quels outils elles utilisent. Cette étape prend peu de temps et servira de base à tout le reste.
a. Dressez la liste des outils
Notez dans un simple tableau le nom de l’outil, le service qui l’utilise et l’usage qui en est fait. Par exemple :
– Copilot / tous les services / rédaction de mails et de comptes rendus
– Outil de tri de CV / ressources humaines / présélection des candidatures
b. N’oubliez pas l’IA intégrée à vos logiciels
De nombreux logiciels de gestion, de CRM ou de recrutement ont ajouté des fonctions d’IA au fil des mises à jour. Posez la question à vos éditeurs si vous avez un doute.
c. Signalez les usages sensibles
Le recrutement et l’évaluation des salariés sont considérés comme des usages à haut risque. Les personnes concernées devront recevoir une formation plus approfondie.
3. Former chaque public selon ses besoins
Le règlement n’impose ni programme, ni durée, ni certification. Il demande simplement que la formation soit adaptée aux outils utilisés et au rôle de chacun.
a. Prévoyez un socle pour tous
Deux à trois heures permettent d’expliquer comment fonctionne l’IA, quelles sont ses limites et quelles données ne doivent jamais lui être confiées.
b. Ajoutez des modules par métier
Un commercial, un comptable et un chargé de recrutement n’utilisent pas l’IA de la même façon. Chez Proformation, nous adaptons le contenu aux tâches réelles de chaque équipe.
c. Ne cherchez pas la formation parfaite
Il vaut mieux un socle déployé en quelques semaines qu’un programme complet qui ne démarre jamais. L’important est de commencer.
4. Garder une trace de vos actions
C’est l’étape la plus souvent oubliée, alors qu’elle est décisive. En cas de contrôle, une formation qui n’a pas été documentée sera difficile à faire valoir.
a. Rédigez une charte d’usage
Deux pages suffisent pour indiquer les outils autorisés, les données interdites et l’obligation de relire ce que l’IA produit.
b. Tenez un registre des formations
Un tableau avec quatre colonnes convient parfaitement :
– Nom du salarié / Date / Intitulé de la formation / Durée
c. Remettez une attestation
Chaque participant doit recevoir une attestation à la fin de sa formation. Conservez-en une copie dans son dossier.
Conclusion
Se mettre en règle avec l’AI Act peut sembler intimidant, mais avec un recensement de vos outils, une formation adaptée et quelques documents bien tenus, vous répondrez sereinement à cette obligation. Notre livre blanc vous propose un plan d’action en 90 jours pour y parvenir :
N’attendez pas un contrôle pour vous organiser. Contactez-nous dès aujourd’hui pour construire le plan de formation à l’IA de vos équipes !
Cet article est une synthèse d’information et ne constitue pas un conseil juridique.
Sources : règlement (UE) 2024/1689, article 4, modifié par le règlement (UE) 2026/1744 ; analyse Mondaq.
