Mener une réunion en anglais est un travail de dur labeur. Non seulement il faut capter l’attention de l’assemblée anglophone, mais il est également important de maîtriser une panoplie de vocabulaires adaptés. Cela facilitera le partage des idées, améliorera la fluidité de la communication et favorisera par la même occasion la participation des prestataires ainsi que des partenaires présents. Découvrez dans cet article les différents conseils pratiques pour réussir l’animation d’une réunion en anglais.
Préparer votre réunion en anglais
Tenir un meeting en anglais n’est pas toujours aussi facile, et ce, peu importe la thématique que vous souhaitez aborder. Pour réduire le stress et assurer l’animation, il est important de réaliser quelques préparations en amont.
Tout d’abord, veillez à informer préalablement les participants du programme pour leur permettre de rédiger leurs questions et de préparer leur intervention. N’oubliez pas de leur faire parvenir un courriel électronique 15 jours avant la réunion en y incluant tous les détails indispensables, comme :
- la date ;
- l’heure ;
- le lieu ;
- la liste des participants.
Ensuite, vous avez la possibilité de mentionner le temps accordé aux interlocuteurs pour la prise de parole. Pour respecter la plage horaire que vous avez fixée, il est recommandé de bien assurer la gestion de votre timing.
Notez, par ailleurs, que si vous souhaitez améliorer votre niveau de langue avant le grand jour, vous pouvez apprendre l’anglais des affaires ou suivre une formation en anglais professionnel.
Préparer le vocabulaire et les expressions clés
Vous voulez réussir à animer une réunion en anglais ? Sachez que connaître le vocabulaire est un point non négligeable. Vous découvrirez une liste non exhaustive dans le tableau suivant :
| Termes | Traduction en français |
| Accomplish (to) | Mener/Effectuer |
| Apologize (to) | S’excuser |
| Address (to) | Se charger de / s’occuper de
Aborder |
| Calendar (USA) / Diary (UK) | Agenda |
| Agenda | Ordre du jour |
| Brain-storm | Remue-méninges |
| Aob (Any other business) | Aob (Any other business) |
| Mandatory | Obligatoire |
| Chairperson | Leader, organisateur |
| Conference room | Salle de réunion |
| Submit to | Proposer |
| Designate (to) | Assigner |
| Deadline | Date butoir |
| To chair/ Moderate | Diriger ou Présider une réunion |
| Proxy vote | Procuration |
| Minutes | Compte rendu |
| Show of hands | Vote à main levée |
| Schedule (to) | Programmer |
| Let’s get started | Débutons |
| Location | Lieu |
| Feedback | Retour |
| Adjourn (to) | Reporter, mettre fin |
| Wrap up (to) | Conclure |
| To move on | Passer à autre chose |
| Fruitful | Fructueux |
Dans cette partie, nous avons réuni les expressions-clés les plus employées lors d’une réunion de travail en anglais :
| Expressions en anglais | Traduction en Français |
| To run a meeting | Organiser une réunion |
| I’d have to agree with … | Je suis d’accord avec … |
| I’m afraid I disagree | Je crains de ne pas être d’accord avec vous |
| I didn’t catch that. Could you repeat that please ? | Je n’ai pas compris. Pourriez-vous répéter, s’il vous plaît ? |
| I will get back to you on this question | Je reviendrai vers vous sur cette question |
Comment commencer la réunion en anglais ?
Pour animer une réunion en anglais, il est conseillé d’instaurer une atmosphère cordiale avec les interlocuteurs en commençant par de brèves présentations. Vous pouvez d’ailleurs utiliser plusieurs formules différentes selon vos préférences :
| Formules pour faciliter le contact avec les participants | Traduction en Français |
| Good morning / Good afternoon | Bonjour / Bon après-midi |
| How has your day been ? | Comment s’est déroulée votre journée ? |
| How is everyone ? | Comment va tout le monde ? |
| Let me introduce | Permettez-moi de vous présenter …
Je vous présente … |
| I wish you a warm welcome | Je vous souhaite la bienvenue |
| Thank you all for coming here | Merci à tous de venir ici |
Bon à savoir :
S’il s’agit d’une réunion professionnelle, il est important de prendre le temps de présenter son entreprise en anglais.
Une fois les formules de politesse terminées, il ne vous reste plus qu’à entrer dans le vif du sujet en utilisant :
| Let’s | Allons … |
| Let’s get going… | Allons-y… |
| Shall we … | Nous devons … |
| Let’s begin… | Commençons |
| Let’s start with… | Commençons par… |
Faire participer les interlocuteurs
Lorsque vous animez une réunion en anglais, pensez à donner la parole aux participants pour créer un vrai échange et éviter le monologue. Ci-après les différentes formules appropriées :
| Formules pour donner la parole | Traduction en français |
| Would you like to start ? | Voulez-vous commencer ? |
| Who would like to speak ? | Qui veut prendre la parole ? |
| Are there any comments ? | Y a-t-il des commentaires ? |
| Does anyone wish to give their perspective on this ? | Quelqu’un souhaite-t-il donner son point de vue à ce sujet ? |
| Go ahead | Allez-y |
| What do you mean ? | Que voulez-vous dire ? |
| Sorry to cut you short but we’re running out of time, so we need to move one … | Désolé de vous couper court, mais on n’a plus le temps. Nous devons passer à autre chose. |
Vous souhaitez intervenir lors d’une prise de parole de votre auditoire ? Pour y arriver, il est recommandé d’employer des phrases polies comme :
- Excuse me (excusez-moi)
- Sorry to interrupt you but (Désolé de vous interrompre mais )
- May I add / jump in … (Puis-je ajouter / intervenir )
Enfin, n’oubliez pas de poser les questions ci-dessous pour vérifier la compréhension des participants :
- Does everyone understand ? (Tout le monde comprend ?)
- Do you have any questions ?
- To clarify : Pour clarifier
- Are you with me so far ? (Vous me suivez toujours ?)
Si vous n’avez pas compris les propos d’un interlocuteur, vous pouvez formuler la phrase suivante :
I’m afraid I do not understand what you mean : J’ai peur de ne pas comprendre ce que vous voulez dire
Comment conclure la réunion en anglais ?
Pour bien animer une réunion en anglais, assurez-vous que l’assistance ait bien compris le thème évoqué et que l’objectif fixé a été atteint. Tout comme l’approche au début de la réunion, la conclusion doit également être bien travaillée et structurée à la fois :
1. Pour clôturer la réunion de manière efficace, vérifiez si personne n’a rien à ajouter en posant la question : “Do you have anything to add ?”, qui se traduit par quelqu’un a-t-il quelque chose à ajouter ?
2. Ensuite, il est recommandé de faire un petit résumé des différents points abordés lors du meeting en choisissant l’une des expressions suivantes :
- To sum up (pour récapituler)
- To wrap this meeting (pour conclure cette réunion)
- To summarise what has been said (pour résumer tout ce qui a été dit).
- I think, we’ve covered everything (je pense que nous avons fait le tour)
- I think we’re done here (je pense que nous avons terminé ici)
- To conclude (pour conclure)
3. L’étape suivante consiste à annoncer la suite. Vous pourrez, par exemple, en profiter pour mentionner la prochaine réunion (Let’s schedule our next meeting / We’ll talk more about it at our next meeting.)
4. Terminez la réunion en remerciant les participants :
- Thank you so much for …
- I would like to thank … for …
Exercices pratiques pour améliorer vos compétences
Vous prévoyez d’animer une réunion en anglais ? Pas de panique ! Nous vous proposons ci-dessous quelques exercices pratiques pour mieux comprendre les vocabulaires indispensables en toute circonstance.
Veillez à compléter les phrases suivantes avec les termes : to sum up, apologies, show of hands, adjourn, agenda, mandatory, to schedule.
- We need _____ a meeting with the sales team as soon as possible.
- After a productive discussion, the leader decided to ____ the meeting to another date and place.
- As John was unable to attend the meeting, he was noted under ____ in the minutes.
- Organized, he has developed a detailed ____ before the meeting and distributed it to each participant.
- _____, We will put the plan in action from this week.
- Today’s meeting is ____ for all employees.
- We will now proceed to a ____ to see who agrees with this proposal.
Ci-dessous les réponses
1 To schedule / 2 Adjourn / 3 Apologies / 4 Agenda / 5 To sum up / 6 Mandatory / 7 Show of hands
