Dans de nombreux domaines professionnels, il vous est demandé d’avoir des bases en logiciels de bureautique. Parmi les outils les plus utilisés, on trouve notamment Microsoft Word, PowerPoint ou encore Excel. C’est ce dernier qui nous intéresse aujourd’hui. Dans cet article, nous vous proposons d’en savoir plus sur l’intérêt et les fonctionnalités de ce logiciel, et vous expliquons en détail les bases d’Excel pour commencer à le prendre en main.
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Excel, à quoi ça sert ?
Le logiciel Excel est un outil conçu par Microsoft, qui vous permet de mettre en forme des données de type tableurs et graphiques. Lorsque vous avez de nombreuses données chiffrées (ou non), vous avez ainsi la possibilité de les mettre en page de façon claire dans un tableau Excel, afin de les rendre facilement lisibles et modifiables.
Qui utilise Excel ?
Le logiciel Excel est utilisé dans de très nombreux domaines professionnels, que ce soit en comptabilité, en commerce, dans le marketing, dans l’entrepreneuriat, dans le secrétariat… Vous pouvez même l’utiliser à titre personnel pour opérer un suivi de vos finances, organiser l’emploi du temps de votre famille…
Pour pouvoir le prendre en main, vous devez connaître les bases d’Excel.
Les fonctionnalités de base à connaître
Excel est un outil avec de nombreuses possibilités, qui vous permet de réaliser des tableaux, de mettre en forme des données, mais aussi de paramétrer des formules pour réaliser des calculs automatiques. Voici un aperçu des fonctionnalités de base d’Excel à connaître.
Le principe du classeur Excel
Excel fonctionne sous forme de classeurs. Il faut le voir comme un véritable classeur avec différents onglets. Chaque onglet correspond à une feuille, un classeur peut donc contenir plusieurs onglets. Vous pouvez par exemple mettre sur un premier onglet des tableaux relatifs à vos dépenses et sur un autre, réaliser des tableaux d’achats.
La mise en forme de tableau
L’un des atouts majeurs d’Excel est de vous permettre de mettre en forme des tableaux très facilement. Pour cela, vous remplissez les lignes et les colonnes de la feuille Excel, avec des titres, des données…
Les formules
Excel est doté d’une barre de formules, qui vous permet de faire des calculs automatiques.
Dans un tableau avec une colonne Prix (A) et une colonne Quantités (B), vous pouvez ainsi générer le calcul dans la colonne Montant Total (C), en vous positionnant dans la case C et en indiquant dans la barre de formule “= A+B”.
Les fusions de cellules
Parmi les bases d’Excel, vous ferez appel à une fonctionnalité bien utile pour mettre en forme votre tableau : la fusion de cellules. Cela vous permet de fusionner plusieurs lignes ensemble pour créer une seule grande case.
(Exemple Cellules fusionnées colonne de gauche)
Copier le contenu d’une cellule sur d’autres
Afin de remplir de façon plus intuitive votre tableau, Excel vous permet de copier le contenu d’une cellule dans les autres. Par exemple, tapez “Titre” dans 1 case, puis positionnez votre curseur dans le coin inférieur droit de la case. Vous verrez une petite croix apparaître. Cliquez et maintenez le clic tout en descendant vers le bas sur plusieurs lignes, puis relâchez le curseur. Vous verrez alors le texte se copier sur les lignes suivantes.
(Exemple)
Cette fonctionnalité peut également être utilisée pour poursuivre une suite de chiffres ou de dates. Si vous indiquez 1, 2 et 3 dans les 3 premières lignes de votre tableau, que vous les sélectionnez et que vous réalisez la même manipulation, vous verrez que le texte créé est la suite 4, 5, 6…
(Exemple)
Les bases d’Excel : customiser ses feuilles
Organiser vos données est une bonne première étape mais vous pouvez également customiser leur apparence. Le but ? Rendre leur lecture encore plus simple et la visibilité globale de vos données plus agréable à l’œil.
Les couleurs de fonds
Avec l’outil pot de peinture, vous pouvez par exemple changer la couleur de fond de vos cellules. De quoi faire ressortir certaines données importantes ou bien séparer différents tableaux Excel conçus sur la même feuille.
Le texte (couleur, typo, graisse…)
Dans le même esprit, Excel vous permet de modifier la couleur de vos textes, le type de police de caractère, la graisse de votre typographie… En somme, la majorité des fonctionnalités de customisation des textes disponibles sur Word se trouvent dans Excel.
Acquérir rapidement les bases d’Excel avec Proformation
Avec ces quelques fonctionnalités de base, vous pourrez commencer à prendre en main Excel et mettre en forme des tableaux. Mais l’outil est bien plus puissant et offre des milliers de possibilités ! C’est pourquoi il peut être intéressant de suivre une formation Excel. Chez Proformation, nous proposons des cours de bureautique sur-mesure, pour vous permettre d’apprendre les bases d’Excel rapidement, pour une utilisation professionnelle et personnelle.
