Comment faire un message d’absence en anglais ?

Message Absence

Arrêt de travail, congés, formation… Il y a de nombreuses raisons qui peuvent vous amener à être absent(e) du bureau. Dans ce cas, il est recommandé de paramétrer un message d’absence dans votre outil de messagerie. De cette manière, toutes les personnes qui vous envoient un mail reçoivent un mail automatique (auto reply) qui les informe de votre absence. Seulement, lorsque votre entreprise traite avec des clients ou fournisseurs internationaux, il est nécessaire de paramétrer un message d’absence en anglais. Comment faire ? Quelles expressions utiliser ? Découvrez une liste détaillée de mots de vocabulaire dédiés dans cet article, ainsi que des exemples de messages d’absence en anglais.
L’occasion également d’en apprendre plus sur les cours d’anglais Proformation, pour atteindre rapidement un niveau d’anglais professionnel.

Pourquoi paramétrer un message d’absence en anglais ?

Il n’y a rien de plus désagréable pour une personne qui cherche à vous joindre par email que de se retrouver avec un message sans réponse. Cela peut sembler anodin et pourtant, vous pourriez louper un gros devis, une proposition professionnelle intéressante, une opportunité… Pour éviter ce genre de déconvenue, il est préférable de paramétrer un message d’absence en anglais.

Comment structurer un message d’absence ?

Pour être efficace, votre message d’absence doit contenir différents types d’informations :

  • Un objet qui indique clairement le contexte de ce mail automatique (congés, absence…),
  • La durée de votre absence et la date de votre retour,
  • Une éventuelle explication de votre absence,
  • Un contact de remplacement à contacter en cas d’urgence, vers lequel votre interlocuteur peut se tourner,
  • Une formule de politesse.

Liste de mots et expressions clés pour votre message d’absence

Afin de vous aider à rédiger votre message d’absence en anglais, nous vous avons préparé une liste complète de mots et d’expressions clés à insérer. Attention, un mail d’absence peut être plus ou moins formel, en fonction du type d’interlocuteurs avec lesquels vous traitez.

Objet du mail

  • Congés : in vacations / off
  • Absence du bureau : out of the office
  • Je suis en vacances : I am on holiday
  • Je ne fais plus partie de l’entreprise : I am no longer in the company (lorsque vous quittez la société).

Introduction du mail d’absence en anglais

  • Bonjour : Hello
  • Salut : Hi (informel)
  • Merci de votre message : thank you for your email
  • Merci de m’avoir contacté : thank you for reaching out

Informations sur l’absence

  • Je suis actuellement absent du bureau jusqu’au …. inclus : I am currently out of the office until … included
  • Je suis absent aujourd’hui, mais je serais de retour demain : I am off today but I will be back tomorrow
  • Je suis absent du bureau sans accès à mes emails : I am currently out of the office with no email access
  • Actuellement en vacances, je serai de retour le… : Currently on holiday, I will be returning on…
  • J’ai quitté la société : I am no longer part of the company

Contact de substitution

  • Si votre message est urgent merci de contacter… : if you need immediate assistance, please contact…
  • Si votre demande est urgent, vous pouvez me joindre sur mon téléphone : For urgent matters, you can reach me by phone
  • Pendant cette durée, merci de contacter… : During that time, please contact…
  • Votre nouveau contact est désormais : you new contact is now…

Formule de politesse

  • Merci et à bientôt : thank you and goodbye
  • On se voit bientôt : see you soon
  • On se parle bientôt : talk to you soon
  • Cordialement : best regards / king regards / regards
  • Bien à vous : best
  • Salutations distinguées : yours respectfully,
  • Sincèrement : sincerely.

Exemples de messages d’absences en anglais

En fonction du contexte et du type d’interlocuteurs, le ton et le vocabulaire de votre message d’absence en anglais changent. Voici différents exemples pour vous inspirer.

Vous êtes en vacances (formel)

Bonjour,
Je suis en vacances du XX/XX au XX/XX inclus, sans accès à mes emails.
Je prendrai connaissance de votre message à mon retour.
En cas d’urgence, merci de contacter…
Cordialement

Hello,
I am on holiday from XX/XX to XX/XX included, with no email access.
I will review your message when I am back.
For urgent matters, please contact…
King Regards

Vous êtes en vacances (informel)

Salut,
Je suis en vacances du XX/XX au XX/XX inclus.
Je n’ai pas accès à mes emails pendant cette période. Je vous répondrai dès que possible.
Si vous avez besoin d’une réponse rapide, contactez…
À bientôt !

Hi,
I am on holiday from XX/XX to XX/XX included.
I don’t have access to my emails during that time. I will come back to you as soon as possible.
If you need immediate assistance, contact…
Bye !

Vous êtes en vacances (fun)

Salut !
Je suis actuellement en train de siroter un cocktail sur la plage de Copa Cabana.
Dieu merci, les emails ne passent pas là-bas.
Je serai de retour en pleine forme le XX/XX.
En attendant, mon ami XXXX sera ravi de vous répondre.
On se parle bientôt !

Hi !
I am currently sipping a cocktail on Copa Cabana beach.
Thank god, email don’t pass there.
I will be back in great shape on XX/XX.
During that time, my friend XXXX will be pleased to answer you.
Talk to you soon !

Vous êtes en formation

Bonjour,
Je suis en formation du XX/XX au XX/XX, avec un accès limité à mes emails.
Si votre demande est urgente, merci de contacter le bureau au …
Sincèrement

Hello,
I am attending a professional training from XX/XX to XX/XX, with limited access to my emails.
If you need immediate assistance, please contact the office…
Sincerely

Vous êtes en arrêt maladie

Bonjour,
Je suis en arrêt maladie pour une durée indéterminé.
Pour toutes vos demandes, merci de prendre contact avec…
J’espère vous revoir vite
Bien à vous

Hello,
I am on sick live for an indefinite period.
For all your queries, please contact…
Hope to see you soon again
Best

Vous avez quitté l’entreprise

Bonjour,
J’ai quitté l’entreprise le XX/XX
Vous pouvez désormais adresser vos demandes à …
Si vous souhaitez garder contact avec moi, voici mon email personnel…
À bientôt

Hello,
I left the company on XX/XX
You can now send your requests to…
If you want to keep in touch with me, here is my personal email…
Goodbye !

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